Cas client

Co-construction d'un référentiel de gestion de projet

Le contexte

Un acteur majeur du monde des loisirs devait gérer un important portefeuille de projets d’infrastructure qui combinait des projets techniques et le volet infrastructure de projets métiers structurants. Malgré l’importance du volume de projets, le cadre méthodologique et l’outillage n’étaient pas homogènes au sein des équipes et la gestion des projets était laissée à l’initiative des coordinateurs techniques.

Le directeur IT souhaitait à la fois industrialiser la gestion des projets, accompagner les chefs de projets techniques dans la montée en compétences et la mise en place des bonnes pratiques, disposer d’un reporting régulier sur les activités de sa Direction et l’état d’avancement des différents projets relevant de son périmètre.

Au-delà de l’amélioration interne attendue, un enjeu important était l’amélioration de l’image de l’IT vis-à-vis des études et des métiers.

 

Notre approche

Nous avons proposé la mise en place d’une méthodologie et d’un outillage de gestion de projets inspiré des principes de Prince 2 et adaptés au contexte client.

Le dispositif d’accompagnement était basé sur la coréalisation du cadrage et du lancement de chaque projet, suivie par une assistance ponctuelle lors des jalons majeurs. Le cycle typique sur chaque projet était un mois d’initialisation, puis quelques jours par mois sur une période de six mois. La proximité avec les chefs de projets techniques dans la durée avait pour objectif d’infuser les bonnes pratiques sur des cas très opérationnels plutôt que d'imposer un modèle théorique difficile à mettre en œuvre. L’assistance autour des comités constituait notamment une opportunité d’accompagnement et de coaching régulier pour un véritable « travail apprenant ».

Indépendamment des éléments de gestion internes aux projets, nous avons mis en place un processus d’amélioration continue de la méthode en capitalisant sur les retours d’expériences des équipes projet, puis nous avons défini et alimenté le reporting au niveau du portefeuille de projets.

 

Les résultats

La gestion des projets peut aujourd’hui s’appuyer sur un cadre défini et homogène ainsi que des équipes formées opérationnellement, avec notamment :

  • Des modèles documentaires : Etude de cadrage et Business case, Planning, Présentation kick off, Plan d’organisation du Projet, Questionnaire d’entretien pour le recueil des besoins, etc.
  • Une prise d’autonomie des chefs de projets locaux sur la méthodologie de gestion de projets
  • Un renforcement du reporting et du suivi du portefeuille projets
  • Une amélioration des relations avec les études et les métiers grâce à une meilleure visibilité des activités de la Direction IT

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